“Het liefst zitten we zo vroeg mogelijk samen aan tafel.”
We spreken Remi van der Pol over zijn rol als hoofd planvoorbereiding Renovatie en Transformatie bij Van Wijnen. Deze functie houdt in dat hij bij alles wat er komt kijken bij een voortraject betrokken is. Van overeenkomst tot handtekening.
Remi vertelt over zijn ervaringen met ‘werken in bouwteam’. Dat houdt in dat opdrachtgever, adviseurs en uitvoerende partijen samenwerken om een project tot een mooi resultaat te brengen. Welke voordelen zijn er volgens hem? En wat zijn zijn belangrijkste tips?
Samen verbeteren
‘Wat je vaak ziet is dat de vraag bij een tender al ver is uitgewerkt. Dat is altijd wel een beetje jammer. Want hoe eerder we aan tafel kunnen met een opdrachtgever, hoe beter we kunnen adviseren. Eigenlijk zorg je met een ketensamenwerking voor een ‘best team ever’. Want zo denk je eerder mee. En later! Dit heeft verschillende voordelen.'
'Allereerst zorgt het ervoor dat je kunt versnellen. Als je op elkaar ingespeeld raakt en je weet wat je aan elkaar hebt, heb je een werkmethode. Dit zorgt voor snellere processen. Daarnaast werkt het efficiënter. Bijvoorbeeld bij bepaalde productkeuzes. Die kun je dan meerdere malen inzetten bij verschillende projecten. En zo kunnen we voor minder geld hetzelfde maken. Bovendien heb je de mensen die precies weten wat ze moeten doen.’
‘Deze langere samenwerking is voor beide kanten van het project fijn: we kunnen ons erop inrichten. En als wij onze organisatie erop baseren, heeft de klant hier optimaal voordeel van. Die ervaart dan namelijk dat je echt mét elkaar aan het ontwikkelen bent. Dat is toch wel minder bij een tender. Daar werk je al met een enorme uitgewerkte uitvraag. Als we eerder aan tafel zaten, had dat een hele hoop gescheeld.’
‘Echt samen mét elkaar ontwikkelen heeft dus veel voordelen.'
Waarom kiest niet iedere opdrachtgever voor de bouwteam-oplossing? ‘Dat kan aan verschillende dingen liggen. Belangrijke factor: heeft de klant een aanbestedingsverplichting? Maar het kan ook omdat de klant dat zelf wil. Bij overheid en zorg zijn het vaak de aanbestedingsregels. Maar bij commerciële bedrijven kunnen ze zelf kiezen. Daar kan een reden zijn dat denken dat ze met een aanbesteding de beste deal krijgen.’
Wat is het toverwoord bij werken in bouwteam? ‘Vertrouwen. Bij een aanbesteding is dit eigenlijk juist omgekeerd en hangt er altijd een zweem van wantrouwen. Er is daar vaak geen ruimte voor eigen initiatief. In een bouwteam is alles op vertrouwen gebaseerd. Je kent elkaar, elkaars werk en sterke kanten. Je kan meekijken en meedenken. Een mooi voorbeeld is Zorggroep Amsterdam Oost. Hiervoor hebben we een verzorgingstehuis intern compleet gerenoveerd. Let wel: in bewoonde staat.’
↑ Remi van der Pol & Betty Munnik, projectleider Zorggroep Amsterdam Oost (ZGAO).
‘Het was een ontzettend leuk project om aan te werken. Vooraf had de opdrachtgever een selectie op basis van de ervaring van het projectteam. Ze hebben een aantal referentieprojecten bezocht om te onderzoeken hoe de inschrijvers te werk gaan. Zo onderzochten ze drie partijen. Maar dus niet op het plan dat ze moesten inzenden, maar een stap ervoor: ze selecteerden op hoe goed de bedrijven in bouwteam werken.’ ‘De opdrachtgever had gelukkig ingezien dat ze het project dat ze wilden doen, erg complex was. Het houdt namelijk in dat het gebouw in bewoonde staat per vleugel verbouwd moest worden. En hoewel het werk op zich niet heel spannend is, was de setting dat wel degelijk.’
Wat denk je dat ze zagen bij Van Wijnen dat ze misten bij andere aanbieders? ‘Wij bleken goed te hebben uitgestraald dat we dit kunnen en er veel zin in hebben. Ze hadden er een goed gevoel bij. Daarbij zijn we groot genoeg als organisatie om de klus te klaren, maar niet te groot voor persoonlijke aandacht. In het voortraject hadden ze nauw contact met twee mensen. Daarna in het bouwteam met zes mensen. Natuurlijk werkten daaronder weer de onderaannemers.’
'Toen we weggingen, kregen we kaartjes dat ze ons gingen missen.'
Hoe ging het verder? ‘Er lag een voorlopig ontwerp. Daarin stond een indeling, welke behoeftes ze hebben en aan welke eisen alles moest voldoen. Vanuit dat voorlopig ontwerp zijn we met een programma van eisen ingestapt. We hebben het plan helemaal uitgekauwd. Vervolgens maakten we een maakbaar plan. We konden op basis van dit plan een begroting maken, eigenlijk meer een raming met een marge. Maar dit is een belangrijk wapen in zo’n traject.’ ‘We stapten dit project binnen als adviseur die de uitvoerende kant vertegenwoordigt. Dat geeft ons kennis van wat het moet kosten.
Maar daardoor kunnen we ook bekijken of de plannen ergens slimmer, goedkoper of beter kunnen. Daarmee besparen we weer geld. Een mooi voorbeeld van een besparing die we konden doen: de 9000 m2 vloer hebben we gelegd met een betere én goedkopere variant. Dat scheelde heel veel geld. Dus zo houden we het basisplan overeind, maar goedkoper dan gedacht.’ ‘Bijkomend voordeel: wat wij bedenken is altijd uitvoerbaar. Want wij kunnen natuurlijk altijd maken wat we hebben bedacht. Bij tenders zie je soms weleens dat architecten iets bedenken wat niet klopt. Dat voorkom je door de bouwers eerder in het proces te betrekken.’
Hoe groot is de factor ‘geld’ bij dit soort projecten? ‘Die factor was groot, dat is eigenlijk altijd zo. Ter illustratie: snelheid was hier een minder belangrijke factor. Als alle bewoners waren uitgehuisd, hadden we de klus binnen een jaar geklaard. Nu duurde dat twee jaar. Door van elkaar precies te weten wat belangrijk is, vind je de optimale aanpak. Daarom hebben we samen heel veel besproken en afgesproken. Zo hadden we uiteindelijk een goed plan binnen budget.’
Hoe gingen jullie om met die 90 mensen die er woonden? ‘We hebben een doorschuifplan gemaakt. De bewoners schoven wanneer het nodig was, door naar een andere plek. In dit plan hebben we bewust veel tijd en aandacht gestoken. Vervolgens hebben we heel erg goed contact gehad met de bewoners en medewerkers. Daar komt veel verwachtingsmanagement bij kijken. Je neemt de mensen mee in wat je van plan bent. Dus: wat gaan we slopen, wanneer komt er herrie? Hoelang duurt dat? Wanneer is er juist rust? We hebben het hele project in 10 fases doorlopen. En steeds leerden we van wat er beter kon.’ ‘De projectmanager vanuit de organisatie en de uitvoerder hadden een centrale rol. Deze onderlinge band is erg belangrijk. Dan kun je denken aan verwachtingen uitspreken en managen.'
'Duidelijk inzichtelijk maken wat er op stapel staat. Je bent eigenlijk steeds aan het bijsturen, en iedere dag leer je elkaar beter kennen. Ook hier staat centraal dat je je best moet doen om elkaar te begrijpen. Bijvoorbeeld: hoe ervaart een verzorger het als wij een trapgat aan het zagen zijn? Voor ons is dat heel normaal werk. Maar waarom zou iemand anders daar begrip voor hebben? Ons perspectief is dat we moeten bouwen, en dan opeens een uur stoppen. Hoe gaan we daarmee om? Ook hier is onderling begrip weer de rode draad.’ ‘Van nature hebben we flexibele houding. Dat hoort bij uitvoerende, oplossingsgerichte mensen. Verandert er een plan? Dan moeten we schakelen en werken aan een andere oplossing. Dit alles natuurlijk onder tijdsdruk. Hoe hou je elkaar dan toch goed vast?’
Wat zijn jouw belangrijkste lessen? ‘Soms moet je keihard aan de handrem trekken. Niet zachtjes, maar hard en op tijd. Laat het niet doorsudderen. Grijp in en pas het aan waar nodig. Soms betekent het dat je terug moet naar de tekentafel. En als je weet waar je het over hebt, dan is het prima. Ook weet je dan vaak meteen wat het betekent voor het budget. Dat is ook erg belangrijk. Dit helpt weer bij het kiezen van de goede oplossingsrichting.’
'Soms moet je keihard aan de handrem trekken. Niet zachtjes, maar hard en op tijd.'
Wat is je mooiste herinnering aan dit project? ‘Ik heb er veel. We hebben de bewoners verrast: bijvoorbeeld met een buurtbarbecue, borrels en speculaaspoppen. Tijdens de heiwerken hebben voor alle bewoners en medewerkers oordoppen en gehoorbeschermers uitgedeeld. Ook hebben we gezorgd voor rondleidingen met koffie en taart. Want als je mensen echt betrekt leidt dat tot onderling begrip. En dan gaat het werk echt gemakkelijker. Toen we weggingen, kregen we kaartjes dat ze ons gingen missen.’ ‘Maar mijn allermooiste herinnering aan dit project: Het gebouw is in carrévorm, met een hele mooie binnentuin. Terwijl we werkten was het een modderige molshoop. Toen het voorjaar aanbrak waren we klaar met het bouwen van een mooi theehuis met openslaande deuren. De bewoners zaten er lekker in het zonnetje. Als je dat dan ziet, weet je: daar doen we het voor. Blije mensen, fris nieuw en gezellig. Dat is echt de kroon op je werk. We zijn trots op wat we doen maar we moeten zeker niet vergeten we voor wie we het doen.’
